小さな会社では、社長が営業・設備・取引先・資金・契約など複数の役割を同時に担っていることが珍しくありません。普段はそれで問題なく回っていても、社長が突然入院すると「現場は動いているのに、誰も判断できない」という状態が起こります。
まず止まりやすいのは、社長しか判断できない仕事
日常業務は社員だけで回せても、値決め、重要顧客への回答、設備修理の承認、仕入れ判断、新しい契約などは社長に集中しやすい部分です。社長不在への備えでは、すべての仕事を洗い出すよりも、社長がいないと止まる仕事から確認する方が現実的です。
連絡先とログイン情報も見落としやすい
修理業者、金融機関、主要取引先、顧問士業などの連絡先が社長のスマートフォンにしか入っていない会社もあります。また、ネットバンキングやクラウドサービスの認証が社長個人の端末だけに依存している場合もあります。
平時に決めておきたいこと
- 社長不在時に誰が現場をまとめるか
- 重要な連絡先をどこに残すか
- どの判断まで社員に任せるか
- 専門的な問題が起きたとき誰に相談するか
- 進行中の案件や契約をどこに記録するか
大切なのは、社長の代わりを一人作ることではありません。社長がいなくても、残された人が次に何をすればいいか分かる状態をつくることです。